Piramida menunjukkan bahwa organisasi bisnis dibagi secara horizontal ke beberapa tingkat aktivitas. Di atas bagian piramida, organisasi dibagi menjadi tiga ikatan manajemen: manajemen operasi, manajemen menengah, dan manajemen atas. Manajemen operasi bertanggung akan pengawasan dan pengendalian kegiatan operasi setiap hari. Manajemen tengah bertanggung jawab untuk perencanaan dan koordinasi aktivitas jangka pendek yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen atas bertanggung jawab untuk perencanaan jangka panjang dan menetapkan tujuan-tujuan organisasi.
PERBEDAAN ANTARA SIA DAN SIM
Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.
Perbedaan antara SIM dan SIA berpusat pada konsep sebuah transaksi. Sistem informasi menerima input, disebut transaksi, yang kemudian dikonversi melalui berbagai proses menjadi output informasi yang akan didistribusikan kepada para pemakai informasi.
SIA terdiri atas tiga subsistem utama: (1) sistem pemrosesan transaksi – SPT yang mendukung operasi bisnis setiap hari dengan sejumlah dokumen dan pesan-pesan untuk para pemakai seluruh organisasi; (2) sistem pelaporan buku besar/keuangan-SPPBB seperti laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, pengembalian pajak, dan laporan-laporan lainnya yang ditetapkan oleh hukum; dan (3) sistem pelaporan manajemen-SPM, yang menyediakan manajemen internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan, varian, dan laporan pertanggungjawaban.
Pihak manajemen sering kali memerlukan informasi yang melampaui kapabilitas SIA. Ketika sebuah organisasi bertumbuh dalam ukuran dan kompleksitas, wilayah-wilayah fungsional yang khusus memerlukan informasi tambahan untuk perencanan dan kontrol produksi, peramalan penjualan, perencanaan gudang persediaan, riset pasar, dan lain sebagainya. Sistem informasi manajemen (SIM) memproses transaksi non keuangan yang biasanya tidak diproses oleh SIA tradisional.
PERBEDAAN TRANSAKSI KEUANGAN DAN NON KEUANGAN
Transaksi adalah sebuah peristiwa yang mempengaruhi atau penting bagi organisasi dan diproses oleh sistem informasinya sebagai unit kerja.
Transaksi keuangan adalah sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas suatu organisasi, direfleksikan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan moneter. Contoh transaksinya adalah membeli persediaan dari para pemasok, dan pengeluaran serta penerimaan kas.
Transaksi non keuangan termasuk dalam semua peristiwa yang diproses oleh sistem informasi organisasi yang tidak memenuhi definisi sempit dari transaksi keuangan. Misalnya, menambah seorang pemasok baru bahan mentah dalam daftar para pemasok yang sah merupakan sebuah peristiwa yang dapat diproses oleh sistem informasi perusahaan sebagai sebuah transaksi.
Adapun elemen-elemen model umum SIA adalah pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen database, dan penghasil informasi.
Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan tahap operasional pertama dalam sistem informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data-data peristiwa yang memasuki sistem itu sah (valid), lengkap dan bebas dari kesalahan material. Terdapat dua aturan yang mengatur desain prosedur pengumpulan data: relevan dan efisiensi.
Pemrosesan Data
Tugas dalam tahap pemrosesan data bervariasi dari yang sederhana sampai yang kompleks. Misalnya, logaritma matematika digunakan untuk aplikasi penjadwalan produksi; teknik-teknik statistik untuk peramalan penjualan; dan prosedur-prosedur untuk memposkan dan merangkumkan yang digunakan dalam aplikasi akuntansi.
Manajemen Database
Database organisasi merupakan tempat penyimpanan fisik dari data keuangan dan non keuangan. Ia dapat berupa filling cabinet atau sebuah disket komputer. Tingkat-tingkat dalam hierarki data- atribut, record, dan file.
Penghasil Informasi
Penghasil informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, memformat, dan menyajikan informasi untuk para pemakai. Informasi yang berguna memiliki karakteristik: relevan, tepat waktu, akurat, lengkap, dan merupakan rangkuman.
TIGA TUJUAN UTAMA SISTEM INFORMASI
Setiap organisasi harus menyesuaikan sistem informasinya dengan kebutuhan pemakainya. Oleh karena itu, tujuan sistem informasi yang spesifik dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Namun demikian, terdapat tiga tujuan umum sistem, yaitu:
- untuk memandang fungsi kepengurusan (stewardship) manajemen. Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar.
Sistem informasi menyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif.
Struktur organisasi mencerminkan distribusi tanggung jawab, otoritas, dan akuntabilitas (pertanggungjawaban) seluruh organisasi. Pemahaman akan pola distribusi tanggung jawab, otoritas, dan pertanggungjawaban merupakan hal yang mendasar untuk menilai kebutuhan informasi pemakai. Struktur organisasi ini berfokus pada segmentasi fungsional sebagai metode yang mendominasi strukturisasi bisnis dan mengkaji fungsi-fungsi dari perusahaan manufaktur pada umumnya. Bagian ini menyajikan dua metode umum dalam mengorganisasi fungsi jasa komputer, yaitu: pendekatan terpusat dan pendekatan distribusi.
Pendekatan terpusat mempertahankan sumber daya komputer perusahaan dalam suatu lokasi sentral, yang digunakan bersama-sama oleh wilayah fungsional lainnya. Pendekatan distribusi menempatkan sumber daya komputer di bawah kontrol langsung pemakai akhir. Kecenderungan ini dalam mengorganisasi sistem informasi melibatkan penggunaan yang ekstensif akan jaringan kerja untuk memungkinkan komunikasi antar pemakai dalam berbagai wilayah fungsional.
WILAYAH-WILAYAH FUNGSIONAL BISNIS
Segmentasi fungsional membagi organisasi menjadi wilayah-wilayah tanggung jawab yang terspesialisasi berdasarkan tugas. Contoh segmen fungsi bisnis adalah pemasaran, keuangan, dan akuntansi.
Pemasaran
Pasar perlu mengetahui dan memiliki akses ke produk-produk perusahaan. Fungsi pemasaran berkaitan dengan masalah-masalah strategis dari promosi produksi, iklan, dan riset pasar.
Keuangan
Fungsi keuangan memanajemen sumber daya keuangan perusahaan melalui kegiatan perbankan dan perbendaharaan, manajemen portofolio, evaluasi kredit, pengeluaran kas dan penerimaan kas. Fungsi keuangan juga mengadministrasi arus kas masuk dan keluar setiap hari perusahaan.
Akuntansi
Fungsi akuntansi mengatur sumber daya informasi keuangan perusahaan. Dalam hal ini fungsi memainkan dua peranan penting dalam pemrosesan transaksi. Pertama, akuntansi menangkap dan mencatat efek-efek keuangan transaksi perusahaan. Kedua, fungsi akuntansi mendistribusikan informasi transaksi ke personel-personel operasi untuk mengkoordinasi tugas-tugas mereka.
Secara sederhana, kegiatan akuntansi harus terpisah dan independen dari wilayah-wilayah fungsional lainnya untuk mempertahankan pengawasan sumber daya fisik. Misalnya, akuntansi memonitor dan mencatat pergerakan bahan baku mentah ke produksi dan penjualan barang jadi ke pelanggan. Akuntansi mengotorisasi pembelian bahan baku mentah dan pengeluaran pembayaran kas kepada para pemasok dan pegawai. Akuntansi mendukung fungsi-fungsi ini tetapi tidak secara aktif berpartisipasi dalam kegiatan fisiknya.
Secara umum terdapat lima model sistem informasi: Proses manual, sistem file mendatar (flat file), pendekatan database, model REA (resources, events, and agents), dan model ERP (enterprise resource planning).
Model Proses Manual
Model proses manual membentuk peristiwa-peristiwa fisik, sumber daya, dan personel yang mencirikan kebanyakan proses bisnis. Adapun manfaat mempelajari model proses manual sebelum menguasai sistem berdasarkan komputer. Pertama, mempelajari sistem manual membantu membangun hubungan penting antara SIA dan bidang akuntansi lainnya. Kedua, logika proses bisnis dapat lebih mudah dimengerti. Ketiga, prosedur manual memfasilitasi pemahaman kegiatan kontrol internal, termasuk pemisahan fungsi-fungsi, pengawasan, verifikasi independen, jejak audit, dan kontrol akses.
Model Flat File
Sistem ini merupakan sistem kerangka utama dalam sistem mainframe besar (large mainframe system). Sistem file model menjelaskan suatu lingkungan di mana file-file data individual tidak berkaitan dengan data lainnya. Pemakai akhir dalam lingkungan ini memiliki file data mereka sendiri, dan tidak menggunakannya bersama-sama dengan para pemakai lainnya.
Model Database
Sistem manajemen database (database management system) merupakan sistem perangkat lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen-elemen data yang dapat diotorisasi setiap pemakai untuk diakses. Program pemakai mengirimkan permintaan data ke DBMS, yang kemudian memvalidasi dan mengotorisasi akses ke database sesuai dengan tingkat otoritas pemakai.
Model REA
REA adalah akuntansi untuk membuat model resources, events, dan agentsyang kritikal dalam organisasi dan relasi di antara mereka. Resources adalah aktiva dari organisasi. Mereka mendefinisikan sebagai objek yang jarang sekaligus dikendalikan oleh perusahaan. Events merupakan fenomena yang mempengaruhi perubahan sumber daya. Mereka dapat dihasilkan dari kegiatan-kegiatan seperti produksi, pertukaran, konsumsi, dan distribusi. Agents ekonomi adalah para individu dan departemen-departemen yang berpartisipasi dalam peristiwa ekonomi.
Sistem ERP
Enterprise resource planning-ERP (perencanaan sumber daya perusahaan) merupaka suatu model sistem informasi yang memampukan suatu organisasi untuk mengotomatisasikan dan mengintegrasikan proses-proses bisnis kuncinya.
Adapun peran akuntan dalam hubungannya dengan sistem informasi ada tiga:
Sebagai pemakai akhir, para akuntan harus memberikan gambaran yang jelas tentang kebutuhan mereka kepada para profesional yang mendesain sistem mereka. Partisipasi akuntan dalam pengembangan sistem harus aktif, bukannya pasif.
Apresiasi terhadap tanggung jawab akuntan untuk suatu desain sistem memerlukan perspektif historis yang mendahului komputer sebagai alat informasi bisnis. Banyak akuntan melepaskan tanggung jawabnya ke generasi baru profesional komputer yang muncul dalam organisasinya. Fungsi akuntan bertanggung jawab untuk sistem konseptual, dan fungsi komputer bertanggung jawab untuk sistem fisiknya.
Auditing merupakan pembuktian independen yang dilakukan auditor, yang menyatakan opininya tentang kejujuran (fairness) laporan keuangan perusahaan. Audit dilakukan oleh audit internal dan eksternal. Auditing eksternal sering disebut “Auditing independen” karena dilakukan oleh akuntan publik bersertifikat atas nama pihak ketiga stakeholders dalam organisasi. Secara historis, tanggung jawab auditor eksternal terbatas pada fungsi pembuktian yang diperluas oleh konsep assurance yang lebih luas. Auditing internal merupakan fungsi penilaian ke dalam organisasi yang melakukan serangkaian jasa untuk manajemen. Salah satu bentuk auditing yang dilakukan oleh auditor eksternal dan internal adalah audit teknologi informasi (TI). Para auditor TI membuktikan integritas elemen-elemen dalam sistem informasi organisasi yang menjadi semakin kompleks dengan adanya teknologi computer
Tidak ada komentar:
Posting Komentar